Cómo justificar el arriendo de vehículo en tu empresa

Muchas empresas utilizan vehículos que no son de su propiedad para desarrollar sus operaciones diarias, como una camioneta para hacer despachos o un furgón para trasladar personal. Arrendar un vehículo a un tercero es una práctica muy habitual, pero sin un contrato formal, ese gasto puede no ser reconocido por el Servicio de Impuestos Internos y convertirse en un gran problema tributario.

¿Por qué es importante tener un contrato?

Cuando una empresa arrienda un vehículo a una persona natural, el SII exige que ese gasto esté debidamente respaldado. Según la Ley sobre impuesto a la renta, un gasto es aceptado cuando está relacionado con el giro del negocio y sirve para generar ingresos, además debe estar registrado en el año en que ocurrió y respaldado con documentos que lo prueben. Por eso, contar con un contrato bien redactado es la forma más directa de acreditar que el arriendo es real y que tiene un propósito vinculado al negocio.

¿Qué tipo de vehículos permite deducir el gasto?

No todos los vehículos funcionan igual ante el SII y este es un punto que muchas empresas pasan por alto. Si la empresa arrienda un automóvil o station wagon, ese gasto generalmente no puede descontarse, a menos que el negocio principal de la empresa sea precisamente arrendar vehículos. En cambio, si se trata de una camioneta, un furgón o un minibús utilizado para las operaciones del negocio, el gasto sí puede ser aceptado. Por eso, antes de arrendar un vehículo y cargarlo como gasto, conviene verificar qué tipo de vehículo es y para qué se va a usar dentro de la empresa.

¿Qué debe incluir el contrato?

Para que el documento sea válido como respaldo ante el SII, debe contener al menos los siguientes elementos: identificación completa de ambas partes, descripción detallada del vehículo con marca, modelo, año y patente, plazo del arriendo y periodicidad del pago, además de quién asume los costos de combustible, mantención y seguro. También debe quedar claro el uso que se le dará al vehículo dentro de las operaciones de la empresa.

Si lo trasladamos a un ejemplo, imaginemos que una empresa de construcción necesita una camioneta para trasladar materiales entre obras y en lugar de comprarla, acuerdan arrendársela a un proveedor independiente. Antes de comenzar, firman un contrato que detalla el monto mensual, el uso permitido y quién se hace cargo de la mantención. Gracias a ese documento, la empresa puede respaldar el gasto ante el SII sin inconvenientes.

¿Cómo puedes firmar este contrato online?

No necesitas ir a una notaría ni imprimir documentos, ya que en Portal Firma puedes gestionar el contrato de arriendo de vehículo de persona a empresa de forma completamente online, con Firma Electrónica Avanzada y validez legal, desde cualquier lugar. Ambas partes pueden firmar en minutos, sin tener que hacer filas ni desplazamientos a notarías presenciales.