Poder para firma de contratos a nombre de una empresa

Hay momentos en que el representante legal de una empresa no puede estar presente para firmar un contrato importante. Puede ser porque está en otra ciudad, en el extranjero o simplemente porque tiene múltiples compromisos al mismo tiempo. En esos casos, la solución es otorgar un poder notarial que autorice a otra persona a actuar en nombre de la empresa. En este artículo de Portal Firma te explicamos cómo funciona, qué debe incluir y cómo tramitarlo sin moverte de donde estás.

¿Qué es un poder notarial para empresas?

Es un documento legal donde el representante de una empresa autoriza a otra persona para que actúe en su nombre en actos específicos, como firmar contratos, cerrar acuerdos comerciales o representarla ante terceros. En términos legales, se trata de un contrato de mandato, donde quien otorga el poder se llama mandante y quien lo recibe se llama mandatario o apoderado.

Este tipo de poder es útil en muchas situaciones cotidianas del mundo empresarial, por ejemplo, cuando el gerente general está de viaje y necesita que alguien firme un contrato de arriendo de oficinas, cuando se requiere que un empleado de confianza represente a la empresa en una reunión contractual, o bien cuando la empresa tiene varias sedes y necesita delegar la firma en distintas personas según la región.

¿Qué tipos de poder existen?

El “Poder general” autoriza al apoderado a realizar una amplia variedad de actos en nombre de la empresa, como administrar negocios, cobrar deudas o pagar cuentas, no obstante hay cosas que no quedan incluidas de forma automática, como vender bienes de la empresa o contraer deudas importantes, y para ese tipo de actos se necesita un “Poder especial”, que delimita exactamente qué puede hacer el apoderado y qué no. Para efectos de firma de contratos, esta última opción es la más recomendable.

¿Qué debe incluir el documento?

Para que el poder notarial sea válido y no genere problemas más adelante, debe contener la identificación completa de la empresa y de su representante legal, la identificación de la persona que recibirá el poder, una descripción clara y precisa de los actos que queda autorizado a realizar, el plazo de vigencia del poder si aplica, y la firma del representante legal ante notario.

¿Se necesita notario?

La ley no exige una forma específica para otorgar este poder, lo que significa que no siempre es obligatorio ir a una notaría, sin embargo en el ámbito empresarial lo más recomendable es formalizarlo con respaldo legal, especialmente cuando se trata de contratos de alto valor o cuando la contraparte así lo exige para tener mayor seguridad. En esos casos, contar con un documento bien firmado y certificado puede marcar la diferencia si más adelante surge algún desacuerdo sobre los alcances del poder otorgado. Para tramitarlo de forma rápida y sin moverte de donde estás, puedes firmarlo con firma electrónica avanzada a través de Portal Firma, donde puedes firmar con la misma validez legal que una firma presencial ante notario, y deja un registro con fecha y hora que certifica quién firmó y cuándo. Puedes hacerlo desde cualquier lugar del país en pocos minutos, sin necesidad de trasladarte ni de imprimir ningún documento.