Glosario notarial: Términos legales en Chile

Ir a una notaría o recibir un documento notarial y no entender lo que dice es una situación más común de lo que parece. Términos como "protocolización", "mandatario" o "instrumento público" aparecen en trámites cotidianos como la compra de una propiedad, el cierre de una empresa o la tramitación de un poder. No hace falta estudiar derecho para entenderlos: basta con saber qué significa cada uno. Este glosario de Portal Firma está pensado exactamente para eso.

El notario: quién es y qué hace

El notario es un funcionario público designado por el Estado, su función principal es dar fe de que los documentos que autoriza son auténticos, que las personas que los firman son quienes dicen ser y que lo que se declara en ellos es legal. En Chile, los notarios están regulados por el Código Orgánico de Tribunales y actúan como ministros de fe pública, lo que significa que su firma le otorga validez oficial a un documento.

Escritura pública

La escritura pública es el documento más importante que puede autorizar un notario en Chile que, según la ley, se define como un instrumento oficial que debe ser redactado cumpliendo ciertos requisitos formales, autorizado por un notario y guardado de forma permanente en su registro oficial. Lo que la hace especial frente a otros documentos es precisamente eso: que el notario no solo firma, sino que también certifica que todo lo que dice es legal y que las personas que participaron son quienes dicen ser. Se utiliza en los trámites más relevantes de la vida legal y comercial de una persona, como la compraventa de propiedades, la constitución de una sociedad, el otorgamiento de poderes y cualquier otro acto que requiera máxima seguridad jurídica.

Protocolo y repertorio

El protocolo es el archivo oficial donde el notario guarda todas las escrituras y documentos que ha autorizado. El repertorio es el número de registro que el notario le asigna a cada documento cuando ingresa a la notaría para iniciar su trámite, es como el número de serie del documento: sirve para identificarlo y buscarlo en el futuro si necesitas una copia.

Poder notarial: mandante y mandatario

Un poder notarial es el documento mediante el cual una persona autoriza a otra para actuar en su nombre. La persona que da el poder se llama mandante y quien lo recibe se llama mandatario. Según el Código Civil chileno, existen dos tipos principales: el poder especial, que comprende uno o más negocios especialmente determinados, como vender un vehículo o firmar un contrato específico, y el poder general, que se da para todos los negocios del mandante. Antes de otorgar cualquiera de los dos, es importante tener claro qué trámites necesitas delegar, porque las facultades que le entregas a otra persona dependen directamente del tipo de poder que firmes.

Protocolización

Es el acto de agregar un documento al final del registro de un notario, a pedido de quien lo solicita. Una vez que el notario lo incorpora a su registro, el documento queda con una fecha oficial y mayor seguridad legal. Entre los documentos que pueden protocolizarse se encuentran los testamentos cerrados y abiertos en forma legal, instrumentos otorgados en el extranjero y actas de ofertas de pago, entre otros.

Declaración jurada notarial

Es un documento en el que una persona afirma solemnemente que algo es verdad, en el que el notario autoriza la firma y da fe de que la persona compareció personalmente y declaró de forma voluntaria. Tiene gran valor legal porque se considera una prueba fehaciente de lo que se declara. Se usa para acreditar domicilio, estado civil, situación laboral y muchas otras circunstancias personales o comerciales.

Firma Electrónica Avanzada

Es la versión digital de la firma ante notario, está regulada por la Ley 19.799 y tiene el mismo valor legal que una firma manuscrita en la mayoría de los documentos. Es emitida por un prestador acreditado que garantiza que quien firma es quien dice ser. Este tipo de firma permite realizar trámites notariales sin necesidad de ir físicamente a una notaría, como en Portal Firma, que te permite hacer todo de forma online.

Cómo usar este glosario en tu día a día

La próxima vez que recibas un documento notarial, usa este glosario antes de firmarlo. Si encuentras un término que no aparece aquí, no lo ignores: tienes todo el derecho de preguntar qué significa antes de comprometerte con algo que no entiendes. Y si necesitas tramitar alguno de estos documentos, como un poder notarial o una declaración jurada, recuerda que hoy no es necesario ir físicamente a una notaría. En Portal Firma puedes obtenerlos de forma 100% digital, con plena validez legal, disponible cualquier día de la semana y sin filas ni traslados.